Upravljanje poslovima zaštite na radu zahtijeva organizaciju velikog broja međusobno povezanih aktivnosti – od evidencije klijenata i pripreme ponuda, preko radnih naloga i osposobljavanja, do izrade zapisnika, upravljanja stručnjacima, mjernom opremom i praćenja zakonskih obveza.
wMIND je specijalizirani web sustav za digitalizaciju i upravljanje poslovnim procesima u području zaštite na radu, zaštite od požara i povezanih stručnih djelatnosti. Razvijen je kako bi tvrtkama koje pružaju ove usluge omogućio učinkovitiju organizaciju poslovanja, jednostavnije vođenje evidencija i smanjenje administrativnog opterećenja.
Umjesto korištenja različitih nepovezanih programa, Excel tablica i dokumenata, wMIND objedinjuje ključne poslovne procese u jedinstvenoj aplikaciji. Podaci se povezuju između modula, čime se izbjegava njihovo višestruko unošenje, pojednostavljuje svakodnevni rad i omogućuje bolja kontrola nad izvršavanjem poslova.
Posebna prednost sustava je integracija s Informacijskim sustavom zaštite na radu (ISZNR), koja povezuje evidencije osposobljavanja, stručnjaka i mjerne opreme s odgovarajućim državnim informacijskim sustavom.
wMIND je modularno rješenje koje se može prilagoditi organizaciji, veličini i poslovnim procesima pojedine tvrtke.
Upravljanje klijentima i poslovnicama
Centralizirana evidencija klijenata temelj je poslovnih procesa unutar wMIND-a. Omogućuje organizirano vođenje podataka o poslovnim subjektima, njihovim poslovnicama, lokacijama i povezanim osobama.
Uz osnovne podatke o tvrtki, sustav podržava evidentiranje radnih mjesta, poslova, mjesta rada, ovlaštenika poslodavca, povjerenika radnika za zaštitu na radu i internih stručnjaka.
Jedno radno mjesto može biti povezano s više poslova, a pojedinim poslovima mogu se pridružiti odgovarajući posebni uvjeti rada. Takva struktura omogućuje korištenje prethodno evidentiranih informacija prilikom izrade zapisnika i provođenja osposobljavanja.
Integracija sa Sudskim registrom omogućuje dohvat dostupnih podataka o poslovnom subjektu prema OIB-u, uključujući naziv, adresu i druge raspoložive informacije. Time se ubrzava unos novih klijenata i smanjuje mogućnost pogrešaka.
Podaci o klijentima koriste se u drugim modulima sustava, od izrade ponuda i radnih naloga do osposobljavanja i povezane dokumentacije.
Ponude i radni nalozi
wMIND povezuje komercijalni i operativni dio poslovanja, omogućujući praćenje poslova od pripreme ponude do izvršenja i predaje dokumentacije.
Izrada i praćenje ponuda
Modul ponuda omogućuje pripremu poslovnih ponuda korištenjem postojećih podataka o klijentima, poslovnicama i uslugama.
Korisnici mogu definirati stavke, količine, cijene, popuste, uvjete plaćanja i rokove izvršenja. Sustav automatski izračunava iznose, a ponude se mogu generirati u PDF formatu.
Omogućeno je praćenje statusa ponuda, njihovo uređivanje, dupliciranje i pregled prethodno izrađenih dokumenata.
Zajednički šifrarnik usluga osigurava dosljednost podataka između ponuda i radnih naloga.
Organizacija i izvršavanje radnih naloga
Radni nalozi omogućuju raspodjelu poslova među djelatnicima, praćenje aktivnosti i kontrolu izvršenja pojedinih usluga.
Svaki radni nalog povezuje klijenta, poslovnicu, ugovorene usluge i odgovorne djelatnike. Poslovi se mogu dodatno organizirati kroz podnaloge, uz zasebne statuse, aktivnosti i prateću dokumentaciju.
Korisnici mogu evidentirati izvršene aktivnosti, dodavati napomene i dokumente te pratiti napredak pojedinih usluga.
Dostavnice i potvrde izvršenja
Za izvršene usluge moguće je izraditi dostavnice povezane s odgovarajućim radnim nalogom.
Sustav podržava elektroničku potvrdu primitka putem e-mail poveznice, evidentiranje potpisa i praćenje dostavnica koje još čekaju potvrdu.
Povijest dostavnica, potvrda i pripadajućih dokumenata ostaje povezana s poslovnim postupkom, čime se olakšava kontrola izvršenih i predanih usluga.
Osposobljavanje radnika i vođenje zapisnika (ZOS i ZOOP)
wMIND omogućuje digitalno upravljanje postupcima osposobljavanja radnika za rad na siguran način (ZOS) te osposobljavanja poslodavaca, ovlaštenika poslodavca i povjerenika radnika za zaštitu na radu (ZOOP).
Modul povezuje podatke o klijentima, radnim nalozima, polaznicima, stručnjacima i poslovima za koje se osposobljavanje provodi.
Korištenjem postojećih evidencija smanjuje se potreba za ponovnim unosom informacija, ubrzava priprema zapisnika i omogućuje dosljednije vođenje dokumentacije.
Izrada ZOS i ZOOP zapisnika
Prilikom izrade zapisnika korisnici odabiru odgovarajući radni nalog, polaznika i podatke o osposobljavanju.
Za ZOS moguće je definirati više radnih mjesta i mjesta rada, odabrati pripadajuće poslove, evidentirati teorijski i praktični dio osposobljavanja te odrediti stručnjake i neposredne ovlaštenike.
Podaci o poslodavcu, poslovnici i odabranoj usluzi preuzimaju se iz povezanog radnog naloga.
Sustav provjerava potrebne podatke, omogućuje spremanje nedovršenih zapisnika te prati njihov status od pripreme do završetka i ovjere.
Posebni uvjeti rada (PUR)
U sklopu ZOS postupka sustav uključuje evidenciju poslova s posebnim uvjetima rada i njihovo povezivanje s odgovarajućim PUR točkama.
Prema odabranim poslovima wMIND utvrđuje potrebnu dokumentaciju, uključujući liječničke preglede i dokaze o stručnoj sposobnosti kada su oni obvezni.
Prilikom spremanja i pripreme zapisnika za slanje provjerava se jesu li priloženi odgovarajući dokumenti.
Takav pristup olakšava kontrolu ispunjavanja uvjeta potrebnih za osposobljavanje i smanjuje mogućnost nepotpune dokumentacije.
Baza polaznika i povijest osposobljavanja
Jedinstvena baza polaznika povezuje osobne podatke, dokumentaciju i povijest provedenih osposobljavanja.
Postojeći polaznici prepoznaju se prema OIB-u, čime se izbjegava nepotrebno dupliciranje podataka.
Korisnicima su dostupni podaci o prethodnim osposobljavanjima, povezanim poslodavcima, poslovima, datumima te pripadajućim ovjerenim zapisnicima.
Time se omogućuje jednostavniji pregled i kontinuitet evidencije, čak i kada isti polaznik sudjeluje u više postupaka osposobljavanja.
AI podrška pri izradi zapisnika
wMIND koristi umjetnu inteligenciju za pomoć pri pripremi opisa poslova i aktivnosti u ZOS zapisnicima.
Na temelju odabranog radnog mjesta, mjesta rada i pripadajućih poslova sustav može automatski pripremiti prijedlog opisa koji stručnjak zatim pregledava i prema potrebi uređuje.
Ova funkcionalnost smanjuje količinu ponavljajućeg administrativnog rada i ubrzava pripremu sadržaja prilagođenog konkretnom osposobljavanju, uz zadržavanje stručne kontrole nad konačnim tekstom.
Integracija s ISZNR-om
Jedna od ključnih funkcionalnosti wMIND-a je integracija s Informacijskim sustavom zaštite na radu (ISZNR), koja omogućuje povezivanje internih poslovnih evidencija s odgovarajućim podacima i postupcima državnog informacijskog sustava.
Integracija obuhvaća ZOS i ZOOP zapisnike, registar stručnjaka te evidenciju mjernih instrumenata.
Kod osposobljavanja sustav omogućuje pripremu i elektroničko slanje zapisnika u ISZNR, praćenje statusa slanja i evidentiranje uspješno provedenih postupaka. Podržano je i ažuriranje poslanih zapisa u okviru pravila i rokova koje primjenjuje integracija.
Za stručnjake i mjerne instrumente omogućeno je povezivanje lokalnih evidencija s odgovarajućim zapisima u ISZNR-u te dohvat podržanih podataka.
Na taj način korisnici ne moraju sve informacije zasebno prepisivati između različitih sustava, a podaci i dokumentacija ostaju povezani s pripadajućim poslovnim procesima unutar wMIND-a.
Integracija koristi aktualnu verziju ISZNR v3 sučelja i odgovarajuće pristupne ovlasti.
Registar stručnjaka
wMIND sadrži zaseban modul za vođenje registra stručnjaka koji sudjeluju u obavljanju poslova zaštite na radu, zaštite od požara i drugih podržanih stručnih djelatnosti.
Registar omogućuje evidentiranje osobnih i poslovnih podataka, obrazovanja, stručnih zvanja, kompetencija i odgovarajućih potvrda.
Uz pojedinog stručnjaka moguće je pohranjivati dokumentaciju o obrazovanju i stečenim kompetencijama, uz pregled pripadajućih datuma i podataka.
Registar stručnjaka integriran je s ISZNR-om, što omogućuje povezivanje stručnjaka s odgovarajućim vanjskim evidencijama i dohvat podržanih podataka prema OIB-u.
Podaci iz registra koriste se i u drugim dijelovima wMIND-a, uključujući postupke osposobljavanja, u kojima se odabiru stručnjaci odgovorni za pojedine aktivnosti.
Centralizirana evidencija olakšava praćenje kvalifikacija, dostupnost stručne dokumentacije i dosljedno korištenje podataka kroz poslovne procese.
Evidencija mjerne opreme
Modul mjerne opreme omogućuje cjelovito vođenje evidencije instrumenata i opreme koja se koristi pri obavljanju stručnih ispitivanja i mjerenja.
Za svaki instrument moguće je evidentirati osnovne tehničke podatke, model, oznake, namjenu, pripadajuće sastavne dijelove i poslovnu jedinicu.
Oprema se može organizirati u komplete, a uz pojedine instrumente i njihove dijelove moguće je pohranjivati fotografije, račune, potvrde i drugu dokumentaciju.
Umjeravanja, ovjere i servis
Sustav omogućuje vođenje evidencije umjeravanja i ovjera, uključujući odgovarajuće datume, razdoblja valjanosti i pripadajuće potvrde.
Zasebno se evidentiraju servisi, neispravnosti i razdoblja nedostupnosti opreme.
Na temelju evidentiranih podataka moguće je pratiti stanje i raspoloživost instrumenata te jednostavno pristupiti dokumentaciji potrebnoj za njihovu uporabu.
Povezivanje s ISZNR-om
Evidencija mjerne opreme integrirana je s ISZNR-om, čime se omogućuje povezivanje instrumenata s odgovarajućim vanjskim zapisima i dohvat podržanih podataka.
Interna evidencija pritom zadržava dodatne informacije, dokumente, sastavne dijelove i povijest događaja koji su važni za svakodnevno upravljanje opremom.
Modul je povezan s odgovarajućim organizacijskim i poslovnim podacima wMIND-a, tako da evidencija opreme predstavlja dio zajedničkog poslovnog sustava.
Podsjetnici i kalendari
Praćenje rokova, organizacija terenskog rada i pravovremeno izvršavanje obveza važni su za svakodnevno poslovanje tvrtki koje pružaju stručne usluge.
wMIND uključuje prilagodljiv sustav podsjetnika koji omogućuje evidentiranje obveza, dodjelu korisnicima i grupama te automatsko slanje e-mail obavijesti prema definiranim datumima i pravilima.
Podsjetnici se mogu pregledavati tablično ili kroz kalendar, a njihove vrste i pripadajuća polja moguće je prilagoditi različitim poslovnim potrebama.
Organizacija termina i rasporeda
Modul kalendara omogućuje planiranje termina, terenskih aktivnosti, rezervacija i drugih poslovnih događaja.
Dostupni su dnevni, tjedni i mjesečni prikazi, mogućnost dodjele korisnika i poslovnih jedinica te pravila za sprječavanje preklapanja termina.
Prava pristupa omogućuju da pojedini djelatnici pregledavaju samo vlastite rasporede ili događaje za koje imaju odgovarajuće ovlasti.
Sustav podržava i e-mail obavijesti o relevantnim unosima i promjenama.
Nadzorna ploča i pregled poslovanja
Početna nadzorna ploča omogućuje centralizirani pregled najvažnijih operativnih informacija i aktivnosti.
Ovisno o korisničkim ovlastima i uključenim modulima, moguće je pratiti aktivne radne naloge, podnaloge u izvršavanju, nepotpisane dostavnice, statuse poslova, nadolazeće obveze i druge poslovne pokazatelje.
Grafički prikazi i statistike olakšavaju praćenje opterećenja i napretka poslovnih aktivnosti.
Sadržaj nadzorne ploče može se prilagoditi potrebama organizacije, uključujući odabir prikazanih elemenata, njihov raspored i veličinu.
Time svaki korisnik dobiva pregled informacija koje su važne za njegove svakodnevne zadatke, dok voditelji mogu jednostavnije pratiti tijek poslovanja i odrediti prioritete.
Online edukacije i provjera znanja
wMIND uključuje e-learning modul za organizaciju online edukacija, distribuciju nastavnih materijala i provođenje provjera znanja.
Administratori mogu izrađivati edukacije, upravljati bazama pitanja, pripremati ispite, definirati kriterije prolaznosti i pratiti rezultate.
Podržano je korištenje priručnika, dokumenata, slika i videosadržaja, kao i uvoz i izvoz pitanja putem Excel datoteka.
Portal polaznika i portal klijenta
Polaznicima je dostupan zaseban portal putem kojeg mogu pristupati dodijeljenim edukacijama, pregledavati materijale, polagati ispite i provjeravati ostvarene rezultate.
Klijenti putem vlastitog portala mogu upravljati svojim polaznicima i pratiti povezane edukacije i rezultate, u skladu s dodijeljenim pravima.
Administratori imaju centralni pregled provedenih ispita, odgovora i rezultata, uz mogućnost analize i izvoza podataka.
Modul se može koristiti za interne edukacije, stručno usavršavanje i druge oblike prijenosa i provjere znanja, u skladu s potrebama organizacije i primjenjivim propisima.
Modularnost i prilagodba poslovanju
wMIND je razvijen kao modularni poslovni sustav, što omogućuje prilagodbu funkcionalnosti organizaciji i načinu rada pojedine tvrtke.
Pojedini moduli mogu se uključivati prema potrebama, dok se prava pristupa definiraju na razini korisnika, grupa i poslovnih jedinica.
Sustav omogućuje razlikovanje ovlasti za pregled, unos, uređivanje i administraciju podataka, uz dodatna ograničenja za pojedine poslovne postupke.
Zahvaljujući centraliziranoj bazi podataka, povezani moduli koriste zajedničke evidencije klijenata, korisnika, usluga i dokumentacije. Time se osigurava dosljednost podataka i pojednostavljuje suradnja više djelatnika ili poslovnih jedinica.
wMIND je web aplikacija kojoj se pristupa putem internetskog preglednika, bez potrebe za instalacijom zasebnog programa na svako računalo.
Sustav kontinuirano razvijamo i nadograđujemo prema potrebama korisnika, tehnološkim mogućnostima i zahtjevima poslovnih procesa u području zaštite na radu.
Digitalizirajte poslovanje uz wMIND
Bez obzira upravljate li manjim stručnim timom ili organizacijom s više djelatnika, poslovnih jedinica i velikim brojem klijenata, wMIND omogućuje povezivanje poslovnih procesa u jedinstveno digitalno okruženje.
Od prvog kontakta s klijentom i izrade ponude, preko organizacije radnih naloga i osposobljavanja, do vođenja stručnih evidencija, ISZNR integracije i praćenja izvršenih usluga – informacije ostaju dostupne ondje gdje su potrebne.
Kontaktirajte nas i dogovorite prezentaciju wMIND sustava. Pokazat ćemo vam njegove mogućnosti kroz konkretne poslovne postupke i predložiti način primjene prilagođen potrebama vaše organizacije.